Bericht der Arbeitsgruppe 4

Ideenbörse zu Mitglieder- und Sponsorenwerbung sowie ÖffentlichkeitsarbeitModeratoren: Margarete Mehdorn und Jacques Blaes
1. Aufbau der Sitzung:
Spontanbefragung der Teilnehmer nach eigener Erwartung an die AG
Zwei Referate zu den Themen
Mitgliederwerbung und Öffentlichkeitsarbeit
Sponsoring und Werbemaßnahmen
Ideenbörsen: Diskussion in Kleingruppen zu Teilthemen
Abschließend Kurzberichte aus Gruppen

2. Ergebnis der Teilnehmerbefragung:
Die Teilnehmer sollten zu Beginn der Sitzung spontan schriftlich die Fragen festhalten, für die sie sich am dringlichsten eine Anregung in der AG erhofften.Während des ersten Experten-Vortrags wurden von Ko-Moderator J. Blaes dieTeilnehmerfragen gesichtet. Dies ergab folgende Gewichtung der Fragen: - Fragen zu Mitgliederwerbung 11
(speziell bei Jugendlichen, auch Gruppe 30-50 J.)
- Fragen zu Sponsoring 8 (wie Sponsoren gewinnen, wie halten, wie Aufmerksamkeit gewinnen?)- Fragen zu Veranstaltungsarten um Interesse bei neuen Gruppen zu wecken 6 (also auch im Sinne von Interessenten-Werbung)- Sonstige 3

3. Experten-Vorträge:
a) Gudrun Biessmann, Geschäftsführerin der DFG Köln:
Mitgliederwerbung und Öffentlichkeitsarbeit Der Vortrag von Frau Biessmann, der Anregungen auf der Grundlage der Erfahrungen der Kölner DFG vermittelte, lässt sich in den folgenden Kernaussagen zusammenfassen:
Oberstes Gebot für Mitgliedergewinnung ist ein gutes Programm!
Für intensive Verbreitung muss gesorgt werden über eine Webseite (Im Internet kann kostenlos das Programm joomla für den Bau einer Webseite herunter geladen werden.) und zusätzlich in Druckform ist unabdingbar um eine gewisse Bekanntheit zu erreichen.

Ohne Webseite geht es heute nicht mehr! Aber: Aktualität und ständige Pflege der Seite müssen gewährleistet sein, sonst lohnt der Aufwand nicht. Versuchen Sie Fähigkeiten in Ihrem Verein ausfindig zu machen. Bisweilen lohnt es sich aber auch professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen um ein bestimmtes Qualitätsziel zu erreichen. Regelmäßige „traditionelle“ Rundbriefe per Post als zusätzl. Erinnerung sind nützlich,sofern finanzierbar.Persönliche Kontakte und Ansprache sind unverzichtbar.Öffentlichkeitsarbeit erfolgt auch durch persönliche Beantwortung jedweder Anfragen die bei der DFG auflaufen.Beharrlichkeit in dem Bemühen mit der Presse Kontakte aufzubauen und zu pflegen ist erforderlich und nicht immer erfolgreich
. Anregung: die webadressen der DFGs sind sehr unterschiedlich, vielleicht wäre eine Vereinheitlichung auch im Sinne einer besseren Auffindbarkeit durch Suchmaschinen im Laufe der Zeit anstrebenswert.
b) Cai-Uwe Lindner, Kiel:Sponsoring und Werbemaßnahmen(Detaillierte ppt.-Präsentation als Extra-Dokument verfügbar)

Sponsoring
Der Vortrag von Herrn Lindner legte sehr übersichtlich und einsichtig dar, dass Sponsoring eine Vereinbarung auf Gegenseitigkeit zwischen einem Veranstalter (hier: DFG) und einem Sponsor zum beiderseitigen Nutzen darstellt!
Dabei müssen als Gegenleistung für eine finanzielle Unterstützung, mit der der Sponsor Steuervorteile nutzen möchte, bestimmte Erwartungen und Bedingungen des Sponsors erfüllt werden, die z.T. in einem Sponsoring-Vertrag festgelegt werden.
Um das Interesse des Sponsors zu wecken bzw. seine Erwartungen zu befriedigen sind folgende Punkte zu beachten:
- Qualitätsanspruch - professionelle Organisation der Veranstaltung muss gewährleistet sein,
- Veranstaltung sollte Alleinstellungsmerkmal haben, damit der Sponsor sich damit darstellen kann,- Möglichkeiten der Werbung für den Sponsor im Werbematerial (Abbildung von Firmenlogo) vorsehen, Erwähnung bei Presseberichten, Beteiligung bei Presseterminen sowie Direktwerbung am Veranstaltungsort ermöglichen,- freien Eintritt für Sponsor zur Veranstaltung gewährleisten.
Ein potentieller Sponsor sollte möglichst direkt und persönlich angesprochen
werden, die Veranstaltung in einem vorher vereinbarten Gesprächstermin dargestellt werden. Für diesen sollte bereits folgendes Material vorliegen:- detailliertes Dossier über die geplante(n) Aktion(en)
- realistische Kostenkalkulation
- Konzept für Werbung und erster Entwurf für Werbematerial (Motiv für Plakat, Flyer, etc.)

Werbemaßnahmen
Folgende Maßnahmen sind möglich, aber nicht bei jeder Veranstaltung erforderlich:Ansprechende (professionell gestaltete), „ins Auge springende“ Werbematerialien, evtl. Wiederholung des gleichen Motivs auf allen Werbedruckerzeugnissen -> Wiedererkennugnswert (Marke schaffen)!Pressetermine organisieren.
Pressearbeit sorgfältig vorbereiten (Info-Mappe mit Textvorschlag u./o.Foto auf CD).
Termine an Veranstaltungsmagazine geben zur Veröffentlichung in offiziellen Veranstaltungskalendern.
Plakate, Verteilung 3-4 Wochen vor Termin günstig.
Vorab prüfen, welche Plakatgrößen angenommen werden,
Internetseite (evtl. verlinken).
NewsletterMailings, evtl. Mail-Schneeballsystem durch Bitte an Mitveranstalter o.a.
Infomails über ihren Verteiler zu senden.
Eigene Infostände.Im Nachhinein: eigenen Zeitungsbericht abgeben, falls Presse nicht erschien

4. Austausch in kleineren Ideenbörsen Dazu wurden von den Moderatoren folgende Themen vorgeschlagen:- Mitgliederwerbung.- Brauchen DFGs ein neues, zeitgemäßes Selbstverständnis und daraus resultierend neue Zielsetzungen?- Neue Veranstaltungsformen und –ideen.- Öffentlichkeitsarbeit.
Übereinstimmend mit den Ergebnissen der TN-Befragung bildeten sich spontan drei Gruppen (mit je 7 bzw. 6 TN) zu den beiden ersten Themen (fett).

Zusammenfassend lassen sich aus den drei Ideenbörsen folgende Ergebnisse darstellen:

Die Gruppe zum Thema neues Selbstverständnis kam zu dem Schluss, das Selbstverständnis und auch die daraus definierten Ziele seien noch zeitgemäß, die Frage sei nur, wie sie mit Inhalt gefüllt werden könnten. Dabei sei ein Spagat zu vollziehen zwischen Angeboten für langjährige, meist ältere Mitglieder und Angeboten, um jüngere und junge Menschen anzusprechen. D.h. auch diese Gruppe befasste sich letztlich mit der Fragestellung: wie kann man Interesse wecken und neue Interessenten werben. Insgesamt wurden von den drei Gruppen die nachfolgend aufgelisteten Vorbedingungen und Vorschläge für die Werbung neuer Mitglieder in ihren Abschlussberichten genannt:

- attraktive Gestaltung des Programms in äußerer Form (mit professioneller Hilfe falls nötig und möglich) und Inhalt- massive Werbung durch hohe Programmauflagen (günstige Druckangebote im Internet beachten z.B. bei HYPERLINK "http://www.flyeralarm.de" www.flyeralarm.de), Mitglieder als Multiplikatoren nutzen,
- Nutzung neuer Medien – unverzichtbar!- wesentlich mehr und intensivere Öffentlichkeitsarbeit als bisher nötig- u.a. auch Infostände- Zusammenarbeit im regionalen Verbund mit anderen DFGs
- Veranstaltungen genauer „ausrichten“: auf bestimmte definierte Zielgruppen
( z.B. Schüler durch Lesewettbewerb und Auszeichnung guter Abiturleistung, Kinderfest für Enkel von DFG-Mitgl.; Kindergruppe für zweisprachige Kinder erreicht auch ihre Eltern (Gruppe30-45); Angebote für Französisch-/Deutschlehrer, um über sie die Schüler zu erreichen; Französisch-Stammtisch für Studierende, Themenabende bzw. café linguistiques wie die happy people in Frankreich etc.)
zu bestimmten Anlässen (z.B. 22. Januar)
zur Pflege der Geselligkeit (Boule o. Picknick im Sommer, Fahrten, Themenausflüge o. Kultur-Reisen, dt.-französ. Frühstück zum 22. Januar)- beitragsfreie Mitgliedschaft für JugendlicheEs bestand außerdem Einigkeit: Veranstaltungen für Jugendliche dienen nicht in erster Linie der Mitgliederwerbung, sondern der Sensibilisierung für die deutsch-französische Sache und der Weitergabe von Ideen an diese Altersgruppe in der Hoffnung darauf, dass sie sich später dann vielleicht einmal engagieren. Mitgliederwerbung erfordert persönliches Engagement. Beharrlichkeit und lagen Atem persönliche Kontakte. Angebote mit Qualitätsanspruch!

Kiel, den 22.10.2009, Margarete Mehdorn